Google Drive memudahkan pengguna menyimpan sekaligus membagikan berbagai jenis file secara online. Jika ingin mengirim dokumen, foto, video, atau file lainnya tanpa mengirim lampiran secara langsung, simak Cara Membuat Link Google Drive untuk Dibagikan.
Dengan link tersebut, penerima tidak perlu menerima file sebagai lampiran secara langsung. Mereka cukup membuka tautan yang diberikan untuk melihat atau mengunduh file sesuai izin yang telah ditentukan oleh pemiliknya.
Namun, membuat link Google Drive bukan hanya tentang menyalin tautan. Pengguna juga perlu memperhatikan pengaturan akses agar file dapat dibuka oleh orang yang dituju tanpa membuat dokumen pribadi terbuka secara tidak sengaja.
Apa Itu Link Google Drive dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Link Google Drive adalah tautan yang mengarah ke file atau folder yang tersimpan di Google Drive. Link tersebut dapat digunakan untuk memberikan akses kepada orang lain tanpa harus mengirim file secara langsung.
Misalnya, Anda memiliki video berukuran besar yang tidak praktis dikirim melalui WhatsApp. Video tersebut dapat diunggah ke Google Drive, kemudian link file disalin dan dikirim kepada penerima.
Ketika penerima membuka link, Google akan memeriksa pengaturan akses file. Jika penerima memiliki izin yang sesuai, file dapat dibuka atau digunakan sesuai hak akses yang diberikan.
Link Google Drive Tidak Otomatis Bisa Dibuka Semua Orang
Salah satu hal yang sering disalahpahami adalah menganggap setiap file Google Drive otomatis dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki link.
Pada kenyataannya, akses file bergantung pada pengaturan berbagi yang ditentukan pemiliknya.
File dapat dibuat hanya bisa diakses oleh akun tertentu atau dapat diatur agar siapa saja yang memiliki link dapat mengaksesnya.
Karena itu, jika Anda mengirim link tetapi penerima melihat pesan bahwa akses ditolak, periksa kembali pengaturan berbagi file.
Link File dan Link Folder
Google Drive memungkinkan pengguna membagikan file maupun folder.
Link file mengarah langsung ke satu dokumen, foto, video, atau file tertentu.
Sementara link folder mengarah ke sebuah folder yang dapat berisi beberapa file.
Jika Anda ingin mengirim banyak dokumen sekaligus, menggunakan satu folder dapat lebih praktis daripada membuat link untuk setiap file.
Namun, periksa isi folder terlebih dahulu agar tidak ada file pribadi yang ikut terbuka kepada penerima.
Kapan Sebaiknya Menggunakan Link Google Drive?
Link Google Drive berguna dalam berbagai kondisi, misalnya:
- Mengirim file berukuran besar.
- Membagikan dokumen pekerjaan.
- Mengirim tugas atau materi pembelajaran.
- Membagikan foto dalam jumlah banyak.
- Mengirim video.
- Berbagi file proyek.
- Membagikan folder berisi beberapa dokumen.
- Mengirim dokumen melalui WhatsApp atau media sosial.
Karena file tetap tersimpan di Google Drive, pengguna juga dapat mengubah izin akses setelah link dibagikan.
Cara Membuat Link Google Drive lewat HP Android dan iPhone
Membuat link Google Drive dapat dilakukan langsung melalui HP Android maupun iPhone. Langkahnya relatif sederhana selama file sudah tersimpan di Google Drive.
Pastikan aplikasi Google Drive sudah tersedia atau buka Google Drive melalui browser jika Anda tidak menggunakan aplikasinya.
Buka Aplikasi Google Drive
Buka aplikasi Google Drive di HP.
Pastikan Anda login menggunakan Akun Google yang menyimpan file yang ingin dibagikan.
Jika terdapat beberapa akun Google pada perangkat, periksa akun yang sedang aktif agar tidak salah memilih file.
Cari File yang Ingin Dibagikan
Cari file yang ingin dibuatkan link.
File tersebut dapat berupa dokumen, foto, video, PDF, arsip, atau jenis file lain yang tersimpan di Google Drive.
Jika file berada di dalam folder tertentu, buka folder tersebut terlebih dahulu.
Buka Menu Berbagi
Setelah menemukan file, ketuk ikon tiga titik di samping nama file.
Akan muncul beberapa pilihan tindakan.
Pilih Bagikan untuk membuka pengaturan berbagi file.
Pada tahap ini, jangan langsung menyalin link sebelum memeriksa pengaturan akses.
Periksa Akses File
Google Drive akan menampilkan siapa saja yang memiliki akses ke file tersebut.
Periksa bagian Akses umum atau pengaturan akses yang tersedia.
Jika akses masih dibatasi, hanya akun tertentu yang telah diberikan izin yang dapat membuka file.
Jika memang ingin memberikan file kepada orang tertentu, Anda dapat memasukkan alamat email penerima.
Salin Link Google Drive
Setelah pengaturan akses sesuai, pilih Salin link.
Link file akan disalin ke clipboard HP.
Anda kemudian dapat menempelkannya ke WhatsApp, email, Telegram, media sosial, atau aplikasi komunikasi lainnya.
Cara Membuat Link Google Drive di iPhone
Pada iPhone, prosesnya pada dasarnya sama.
Buka aplikasi Google Drive dan pastikan Anda menggunakan akun yang benar.
Cari file yang ingin dibagikan, kemudian buka menu tiga titik.
Pilih Bagikan, periksa pengaturan akses, lalu pilih Salin link.
Setelah link disalin, Anda dapat menempelkannya ke aplikasi yang ingin digunakan untuk mengirim tautan.
Pastikan Link Sudah Bisa Digunakan
Sebelum mengirim link kepada penerima, periksa kembali pengaturan akses.
Jika file hanya diberikan kepada akun tertentu, pastikan alamat email penerima sudah benar.
Jika menggunakan akses melalui link, pastikan jenis izin yang diberikan sesuai dengan tujuan.
Hal ini dapat mencegah penerima mengalami masalah ketika membuka file.
Cara Membuat Link Google Drive lewat Laptop
Membuat link Google Drive dari laptop dapat dilakukan melalui browser. Cara ini cocok jika file yang ingin dibagikan sudah tersimpan di komputer atau Anda lebih nyaman mengelola file menggunakan layar yang lebih besar.
Buka Google Drive
Buka browser pada laptop atau komputer.
Masuk ke Google Drive menggunakan Akun Google yang menyimpan file.
Setelah halaman terbuka, cari file yang ingin dibagikan.
Klik Kanan pada File
Arahkan kursor ke file yang ingin dibagikan.
Klik kanan pada file tersebut.
Akan muncul menu dengan beberapa pilihan.
Pilih Bagikan untuk membuka pengaturan berbagi.
Periksa Pengaturan Akses
Pada jendela berbagi, periksa bagian yang menunjukkan siapa saja yang dapat mengakses file.
Jika file hanya untuk orang tertentu, masukkan alamat email penerima.
Jika ingin menggunakan link yang dapat dibuka oleh orang yang mendapatkannya, ubah pengaturan akses sesuai kebutuhan.
Klik Salin Link
Setelah pengaturan selesai, pilih Salin link.
Link Google Drive akan tersalin dan siap ditempelkan ke pesan atau platform yang ingin digunakan.
Anda dapat mengirim link tersebut melalui email, WhatsApp Web, Telegram, media sosial, atau aplikasi komunikasi lainnya.
Membuat Link untuk Folder
Jika ingin membagikan beberapa file sekaligus, Anda juga dapat membuat link untuk folder.
Klik kanan pada folder, pilih Bagikan, kemudian atur akses sesuai kebutuhan.
Setelah itu, pilih Salin link.
Penerima yang memiliki akses dapat membuka folder dan melihat file yang berada di dalamnya sesuai izin yang diberikan.
Pastikan isi folder sudah diperiksa sebelum link dibagikan karena semua file yang berada di dalam folder dapat ikut tersedia sesuai pengaturan akses.
Cara Mengatur Akses File Sebelum Membagikan Link
Sebelum menyalin dan mengirim link Google Drive, sebaiknya periksa pengaturan akses file terlebih dahulu. Pengaturan ini menentukan siapa yang dapat membuka file dan tindakan apa yang dapat dilakukan setelah link diterima.
Kesalahan dalam mengatur akses dapat menyebabkan penerima tidak bisa membuka file atau sebaliknya, file justru dapat diakses oleh orang yang tidak seharusnya.
Buka Pengaturan Berbagi File
Cari file yang ingin dibagikan di Google Drive.
Pada HP, buka menu tiga titik di samping file lalu pilih Bagikan. Pada laptop, klik kanan file kemudian pilih Bagikan.
Google Drive akan menampilkan jendela pengaturan akses.
Kenali Pilihan Akses Umum
Pada bagian akses umum, Google Drive dapat menyediakan pilihan yang menentukan bagaimana file dapat diakses.
Salah satu pilihan adalah Dibatasi, yang berarti akses hanya diberikan kepada orang atau akun yang telah ditentukan.
Pilihan lainnya adalah Siapa saja yang memiliki link, yang memungkinkan orang yang memperoleh link mengakses file sesuai izin yang diberikan.
Pilihan yang tersedia dapat berbeda berdasarkan jenis akun, file, atau kebijakan organisasi yang digunakan.
Pilih Akses Terbatas untuk File Pribadi
Jika file berisi informasi pribadi, dokumen pekerjaan, data pelanggan, atau dokumen penting lainnya, sebaiknya gunakan akses terbatas.
Anda dapat menambahkan alamat email orang yang memang membutuhkan file tersebut.
Dengan cara ini, link yang tersebar tidak otomatis membuat file dapat diakses oleh semua orang.
Pilih Peran Penerima
Selain menentukan siapa yang dapat mengakses file, Anda juga perlu memperhatikan peran yang diberikan.
Untuk beberapa jenis file, Google Drive dapat menyediakan pilihan seperti:
- Penonton.
- Komentator.
- Editor.
Gunakan Penonton jika penerima hanya perlu melihat atau mengakses file tanpa melakukan perubahan.
Gunakan Komentator jika penerima perlu memberikan masukan pada file yang mendukung fitur komentar.
Gunakan Editor jika penerima memang perlu mengubah atau mengedit isi file.
Jangan memberikan izin lebih tinggi dari yang dibutuhkan.
Mengubah Akses Setelah Link Dibagikan
Pengaturan akses dapat diubah kembali setelah link dikirim.
Misalnya, Anda sebelumnya membuat file dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki link. Setelah file tidak lagi diperlukan, Anda dapat mengubah akses menjadi terbatas.
Anda juga dapat menghapus akses orang tertentu jika mereka sudah tidak perlu menggunakan file.
Hal ini membuat pemilik file tetap dapat mengendalikan siapa yang memiliki akses.
Perhatikan File yang Berada di Folder
Jika Anda membagikan folder, periksa seluruh isi folder sebelum mengirim link.
Semua file yang berada di dalam folder dapat ikut tersedia kepada penerima sesuai pengaturan akses.
Hindari menyimpan dokumen pribadi dalam folder yang akan dibagikan secara luas.
Periksa Kembali Sebelum Menyalin Link
Sebelum menekan Salin link, lakukan pemeriksaan singkat:
- Pastikan file yang dipilih benar.
- Pastikan penerima sesuai tujuan.
- Pastikan akses umum sudah benar.
- Pastikan izin penerima sesuai kebutuhan.
- Pastikan tidak ada informasi pribadi yang ikut terbuka.
Pemeriksaan sederhana ini dapat mencegah kesalahan saat membagikan dokumen.
Cara Membuat Link Google Drive agar Bisa Diakses Siapa Saja
Jika Anda ingin membagikan file kepada banyak orang tanpa harus memasukkan alamat email satu per satu, Google Drive dapat menyediakan opsi Siapa saja yang memiliki link.
Dengan pengaturan tersebut, orang yang memperoleh link dapat mengakses file sesuai izin yang ditetapkan.
Namun, gunakan opsi ini dengan hati-hati karena link dapat diteruskan kepada orang lain.
Pilih File yang Akan Dibagikan
Buka Google Drive dan cari file yang ingin dibagikan.
Buka menu Bagikan untuk menampilkan pengaturan akses.
Anda dapat melakukan langkah ini melalui aplikasi Google Drive di HP maupun melalui browser di laptop.
Ubah Akses Umum
Pada bagian Akses umum, pilih opsi Siapa saja yang memiliki link jika tersedia.
Setelah pilihan tersebut aktif, Google Drive akan memberikan akses berdasarkan link yang dimiliki seseorang.
Periksa kembali jenis izin yang diberikan sebelum melanjutkan.
Pilih Izin yang Sesuai
Jika penerima hanya perlu melihat atau mengunduh file, gunakan akses yang sesuai untuk penonton.
Tidak perlu memberikan izin edit jika penerima hanya membutuhkan file sebagai bahan untuk dibaca atau diunduh.
Pemberian izin yang lebih terbatas dapat membantu mengurangi risiko perubahan yang tidak diinginkan.
Salin Link
Setelah akses umum diatur, pilih Salin link.
Link tersebut sekarang dapat dikirim kepada siapa saja yang memang Anda inginkan untuk menerima file.
Tempelkan link ke pesan WhatsApp, email, Telegram, media sosial, atau platform lain.
Jangan Membagikan Link File Sensitif Secara Terbuka
Opsi Siapa saja yang memiliki link sebaiknya tidak digunakan sembarangan.
Hindari menggunakan pengaturan tersebut untuk:
- KTP atau dokumen identitas.
- Dokumen keuangan.
- Data pelanggan.
- Informasi login.
- Dokumen perusahaan yang bersifat rahasia.
- Dokumen pribadi.
- File yang berisi informasi sensitif.
Untuk jenis file tersebut, lebih aman memberikan akses kepada orang tertentu menggunakan alamat email.
Cara Mengubah Link Publik Menjadi Terbatas
Jika sebelumnya file sudah dibuat dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki link, pengaturan tersebut dapat diubah kembali.
Buka menu Bagikan, kemudian pada bagian akses umum pilih Dibatasi.
Setelah perubahan diterapkan, orang yang sebelumnya memiliki link tetapi tidak mendapatkan izin khusus dapat kehilangan akses ke file tersebut.
Apa yang Terjadi Jika Link Diteruskan ke Orang Lain?
Jika pengaturan file menggunakan Siapa saja yang memiliki link, penerima dapat meneruskan link tersebut kepada orang lain.
Orang lain yang memperoleh link dapat mencoba membuka file sesuai izin yang diberikan.
Karena itu, jangan menggunakan akses umum untuk file yang seharusnya hanya diketahui oleh beberapa orang.
Jika ingin mengontrol siapa saja yang dapat membuka file, gunakan akses terbatas dan berikan izin kepada alamat email tertentu.
Cara Membagikan Link Google Drive lewat WhatsApp dan Media Sosial
Setelah link Google Drive berhasil dibuat, Anda dapat membagikannya melalui berbagai aplikasi komunikasi dan media sosial. Cara ini membuat penerima tidak perlu menerima file secara langsung karena cukup membuka tautan yang diberikan.
Sebelum mengirim link, pastikan pengaturan akses sudah sesuai. Jika penerima tidak memiliki izin untuk membuka file, mereka mungkin akan melihat permintaan akses ketika membuka tautan.
Cara Membagikan Link Google Drive lewat WhatsApp
Setelah mendapatkan link dari Google Drive, buka aplikasi WhatsApp.
Pilih kontak atau grup yang ingin menerima file tersebut.
Tempelkan link Google Drive ke kolom pesan, kemudian tambahkan keterangan singkat mengenai isi file.
Setelah itu, kirim pesan.
Penerima dapat mengetuk link tersebut untuk membuka file melalui browser atau aplikasi Google Drive.
Pastikan Akses Sudah Benar sebelum Mengirim ke WhatsApp
Jika penerima mengatakan link tidak dapat dibuka, jangan langsung mengirim ulang link yang sama.
Periksa pengaturan berbagi file di Google Drive.
Jika akses masih Dibatasi, pastikan alamat email penerima sudah mendapatkan izin.
Jika Anda memang ingin link dapat dibuka oleh siapa saja yang memilikinya, ubah akses umum sesuai kebutuhan.
Cara Membagikan Link Google Drive lewat WhatsApp Web
Anda juga dapat mengirim link melalui WhatsApp Web dari laptop.
Buka WhatsApp Web, kemudian pilih percakapan yang ingin digunakan.
Tempelkan link Google Drive ke kotak pesan.
Tambahkan keterangan jika diperlukan, kemudian kirim.
Cara ini praktis ketika Anda membuat link Google Drive melalui laptop sehingga tidak perlu memindahkan link ke HP terlebih dahulu.
Cara Membagikan Link Google Drive lewat Email
Link Google Drive juga dapat dikirim melalui email.
Salin link dari Google Drive, kemudian buat email baru.
Tempelkan link pada isi pesan dan jelaskan file yang dibagikan.
Untuk dokumen yang bersifat pribadi, lebih baik menggunakan fitur berbagi langsung kepada alamat email penerima daripada membuat link dapat diakses secara umum.
Cara Membagikan Link Google Drive di Telegram
Buka percakapan atau grup Telegram yang ingin menerima file.
Tempelkan link Google Drive pada kolom pesan.
Anda dapat menambahkan keterangan seperti nama file atau tujuan pengiriman agar penerima mengetahui isi link tersebut.
Pastikan pengaturan akses Google Drive sudah sesuai sebelum mengirim.
Cara Membagikan Link Google Drive di Media Sosial
Link Google Drive dapat dibagikan melalui platform media sosial yang mengizinkan pengguna memasukkan tautan.
Namun, pertimbangkan sifat file sebelum mempublikasikan link.
Jika link dapat diakses oleh siapa saja yang memilikinya, membagikannya di media sosial dapat membuat jangkauan file menjadi sangat luas.
Untuk file pribadi atau dokumen penting, hindari memasukkan link Google Drive ke postingan publik.
Gunakan Link Publik Hanya untuk File yang Memang Layak Dibagikan
Link yang dapat diakses siapa saja lebih cocok digunakan untuk file yang memang ditujukan kepada banyak orang.
Contohnya:
- Materi pembelajaran.
- Brosur.
- Dokumen publik.
- File presentasi yang memang ingin dibagikan.
- Materi acara.
- File yang tidak mengandung informasi pribadi.
Untuk dokumen yang bersifat rahasia, gunakan akses terbatas.
Cara Menghentikan Akses dari Link Google Drive
Setelah file selesai dibagikan, Anda dapat menghentikan akses link jika sudah tidak diperlukan.
Buka file di Google Drive, kemudian masuk ke menu Bagikan.
Pada bagian akses umum, ubah pengaturan menjadi Dibatasi jika sebelumnya menggunakan akses berdasarkan link.
Setelah perubahan diterapkan, orang yang hanya memiliki link tidak lagi mendapatkan akses berdasarkan pengaturan sebelumnya.
Jika terdapat orang tertentu yang masih memiliki akses melalui alamat email, periksa dan hapus akses tersebut jika sudah tidak diperlukan.
Penyebab Link Google Drive Tidak Bisa Dibuka
Ada beberapa alasan mengapa penerima tidak dapat membuka link Google Drive.
Akses File Masih Dibatasi
Jika file menggunakan pengaturan Dibatasi, penerima harus memiliki izin yang sesuai.
Pastikan alamat email penerima sudah ditambahkan jika memang ingin memberikan akses secara khusus.
Penerima Menggunakan Akun Google yang Berbeda
File mungkin dibagikan kepada alamat Gmail tertentu, tetapi penerima membuka link menggunakan akun Google lain.
Jika demikian, Google dapat meminta penerima mengganti akun atau meminta akses kepada pemilik file.
Link Sudah Tidak Memiliki Akses Publik
Jika sebelumnya file dapat dibuka melalui link tetapi kemudian akses diubah menjadi terbatas, orang yang hanya memiliki link dapat kehilangan akses.
Periksa kembali pengaturan berbagi jika kondisi tersebut terjadi.
File Sudah Dipindahkan atau Dihapus
Pastikan file masih berada di Google Drive dan belum dipindahkan ke sampah.
Jika file sudah dihapus, link tidak dapat digunakan untuk mengakses file seperti sebelumnya.
Izin File Tidak Sesuai
Periksa kembali apakah penerima diberikan izin sebagai penonton, komentator, atau editor sesuai kebutuhan.
Jika tujuan utamanya hanya agar penerima dapat melihat atau mengunduh file, tidak perlu memberikan izin edit apabila tidak diperlukan.
Tips Membuat Link Google Drive yang Aman
Membuat link Google Drive memang mudah, tetapi keamanan tetap perlu diperhatikan.
Jangan Membagikan Link Pribadi di Tempat Umum
Hindari memposting link yang berisi dokumen pribadi ke media sosial atau forum publik.
Jika link tersebut menggunakan akses Siapa saja yang memiliki link, siapa pun yang mendapatkan tautannya dapat mencoba mengakses file.
Periksa Isi Folder sebelum Dibagikan
Jika Anda membagikan folder, periksa seluruh file di dalamnya.
Pastikan tidak ada dokumen pribadi yang tidak sengaja ikut tersedia.
Gunakan Akses Terbatas untuk Dokumen Penting
Untuk file penting, berikan akses hanya kepada orang yang memang membutuhkan.
Metode ini memberikan kontrol lebih besar dibandingkan membagikan link secara terbuka.
Hapus Akses setelah Selesai
Jika file hanya diperlukan untuk sementara, tinjau kembali akses setelah pekerjaan selesai.
Anda dapat mengubah akses atau menghapus pengguna yang tidak lagi membutuhkan file tersebut.
Jangan Membagikan Link Bersama Informasi Rahasia
Jika link membutuhkan akses khusus, jangan mengirim password, kode keamanan, atau informasi sensitif melalui pesan yang sama.
Perlakukan link Google Drive sebagai informasi yang perlu dijaga sesuai dengan isi file di dalamnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah membuat link Google Drive gratis?
Membuat dan membagikan link dapat dilakukan menggunakan Google Drive selama akun memiliki akses ke penyimpanan yang diperlukan dan file memenuhi ketentuan layanan Google.
Apakah link Google Drive bisa dibuat dari HP?
Bisa. Link dapat dibuat melalui aplikasi Google Drive di Android maupun iPhone.
Cukup pilih file, buka menu Bagikan, atur akses, kemudian pilih Salin link.
Apakah link Google Drive bisa dibuat dari laptop?
Bisa. Buka Google Drive melalui browser, klik kanan file, pilih Bagikan, atur akses, kemudian salin link.
Apakah orang lain bisa melihat file jika memiliki link?
Tergantung pengaturan akses.
Jika file menggunakan akses Siapa saja yang memiliki link, orang yang mendapatkan link dapat mengakses file sesuai izin yang ditetapkan.
Jika akses menggunakan Dibatasi, hanya pengguna yang diberikan izin yang dapat mengaksesnya.
Bagaimana cara membuat link Google Drive yang bisa dibuka tanpa meminta izin?
Buka pengaturan berbagi file dan ubah akses umum menjadi Siapa saja yang memiliki link, jika pilihan tersebut tersedia.
Setelah itu, tentukan izin yang sesuai dan salin link.
Namun, jangan gunakan pengaturan ini untuk file pribadi atau informasi sensitif.
Apakah link Google Drive bisa dibagikan lewat WhatsApp?
Bisa. Salin link dari Google Drive kemudian tempelkan ke pesan WhatsApp.
Pastikan akses file sudah benar agar penerima dapat membukanya.
Apakah link Google Drive bisa kedaluwarsa?
Kondisi akses link dapat bergantung pada jenis akun, pengaturan berbagi, serta kebijakan yang berlaku. Pemilik file dapat meninjau dan mengubah akses sesuai kebutuhan.
Kesimpulan
Cara membuat link Google Drive untuk dibagikan dapat dilakukan dengan mudah melalui HP Android, iPhone, maupun laptop. Setelah memilih file, buka menu Bagikan, periksa pengaturan akses, kemudian pilih Salin link.
Jika file hanya ditujukan kepada orang tertentu, gunakan akses terbatas dan tambahkan alamat email penerima. Sementara itu, jika file memang perlu dibagikan kepada banyak orang, opsi Siapa saja yang memiliki link dapat digunakan apabila tersedia.
Link Google Drive kemudian dapat dikirim melalui WhatsApp, email, Telegram, WhatsApp Web, maupun platform lainnya.
Hal terpenting adalah selalu menyesuaikan pengaturan akses dengan isi file. Semakin sensitif informasi di dalamnya, semakin penting untuk membatasi siapa yang dapat mengaksesnya. Setelah file tidak lagi perlu dibagikan, periksa kembali izin dan ubah akses jika diperlukan.
